Vakantie voorbij, terug naar de waan van de dag. Voor veel medewerkers voelt dit zo. Van even helemaal kunnen ontspannen/loslaten en plezier hebben terug naar hun ‘drukke’ werk, waar het eerder hollen is dan stilstaan.
Wat kun jij als leidinggevende of HR professional doen om je teams te ondersteunen bij die werkdruk?
Allereerst is het goed om met de collega’s in de teams in gesprek te gaan. Niet alleen over hoe hun vakantie was en wat ze allemaal hebben gedaan. Maar ook zeker of ze nog momenten van bezinning hebben ervaren in of na hun vakantie. Reflectie over hoe het met hun gaat? of over wat ze anders zouden willen op het werk?
Medewerkers waarbij het voor hun vakantie eerder hollen was dan stilstaan hebben nooit echt kunnen nadenken, letterlijk stilstaan bij deze vragen. Tijdens de rust van de vakantie, komen die inzichten vaak wel.
Maak het dus bespreekbaar! Zorg dat iedereen in het team de gelegenheid krijgt om te delen wat er voor hem/haar speelt. Dat de collega’s in het team gedachtes/gevoelens en zorg over de werkdruk (zonder oordeel) kwijt kunnen.
Verschil tussen werkstress en werkdruk
Voordat we naar de tips gaan om werkdruk te verlagen, is het belangrijk te weten wat het verschil is tussen werkstress en werkdruk.
-> Werkstress is een (negatieve) emotie die voor spanning zorgt en onze focus beperkt. Wat op den duur kan leiden tot minder werkplezier, vermoeidheid en minder goed kunnen functioneren.
-> Werkdruk is een te hoge belasting van taakeisen en het ervaren van te weinig steun. Wanneer er langdurig een te hoge werkdruk is kan dit (in combinatie met andere factoren) leiden tot veel werkstress en liggen burn-out klachten op de loer.
Daarbij is het goed je te realiseren dat werkstress op zich geen probleem hoeft te zijn. Korte momenten van druk of gezonde spanning zijn normaal en maken ons zelfs productiever. Als je ook maar weer kunt ontspannen en opladen. De één kan ook meer werkstress ervaren bij werkdruk dan de ander. Bijvoorbeeld, doordat iemand moeite heeft met veranderingen, er naast de werkdruk nog iets speelt in het privéleven, diegene te weinig beweging krijgt of te weinig tijd en ruimte voor zichzelf en zijn/haar ontspanning neemt.
Let wel onderschat (werk)stress niet: maar liefst één derde van het verzuim in ons land komt door Mentale vermoeidheidsklachten. Het vroegtijdig signaleren en ondersteunen bij werkstress kan problemen voorkomen.
5 tips om je teams te ondersteunen bij werkdruk:
Tip 1: Verhoog de (mentale) gezondheid en focus op energiebalans!
Naast het aanpakken van taakeisen, onduidelijkheden en problemen binnen de organisatie of het team, is aandacht voor een gezonde energiebalans (werk en privé) cruciaal om goed om te kunnen gaan met werkdruk en om de werkstress te verminderen.
Steun die jij kunt geven op het gebied van energiebalans:
- Waak ervoor dat de collega’s in het team tijd krijgen en nemen voor pauzes en het kunnen stilstaan bij wat hun energie geeft en kost.
- Geef aan dat collega’s altijd om hulp mogen vragen
- Zorg dat er ook voldoende aandacht is op wat er goed gaat en vier successen
- Vraag aan de collega’s in het team wanneer zij echt kunnen ontspannen en zorg dat die ontspanningsruimte dan wordt gefaciliteerd. Dat medewerkers bijvoorbeeld ook echt iedere dag even naar buiten gaan om te bewegen en ontspannen zonder beeldscherm en telefoon. (Beweging zeker in de natuur, zorgt letterlijk voor meer zuurstof, meer creatie ruimte en betere productiviteit!)
Tip 2: Maak werkstress bespreekbaar en wuif het niet weg
Maak niet alleen de werkdruk bespreekbaar, maar erken ook de stressgevoelens. Neem het altijd serieus en wuif het niet weg. Laat ook de medewerkers zelf niet te lang doorgaan in de “kop op schouders eronder, niet zeuren” stand. Hun eigen gevoelens (en vaak ook fysieke spanningsklachten) negerend.
Emoties negeren, in je hoofd blijven hangen over wat je allemaal niet lukt/zaken die spelen zonder te erkennen of uit te spreken dat je iets dwars zit dat kost veel energie. Vraag er dus vaker en open naar bij de collega’s en toon begrip. In sommige gevallen hoef je dan niet eens een probleem op te lossen, maar is het beseffen, kunnen ventileren en zich gehoord voelen al genoeg.
Tip 3: Verlaag de werkdruk
Bespreek samen de mogelijkheden hoe die werkdruk te verlagen. Misschien dat er in de vakantie wel nieuwe ideeën zijn ontstaan.
Is er hulp voor handen? Denk aan taakverdeling wanneer 1 collega meer stress ervaart dan de anderen, een tijdelijk extra paar handen, digitalisering, afspreken waar er ten tijde van drukte tijdelijk in kwaliteit kan worden ingeleverd, mentale ondersteuning etc..
Laat het team hierbij vooral zelf komen met ideeën of hulpbronnen die zij nodig hebben!
Tip 4: Erken het probleem en neem maatregelen
Zeker bij langdurig personeelstekort is het belangrijk dit probleem en de druk die dit meebrengt te erkennen en voldoende hulpbronnen te creëren. Zijn er onduidelijkheden die kunnen worden opgehelderd? Kunnen rollen anders worden ingedeeld? Kunnen er taakeisen af of over naar een andere beter bezette afdeling, kan er iets worden uitbesteed?
Ook hier geldt weer, blijf in contact. Zorg voor verbinding en het luisterende oor zodat collega’s hun verhaal, stress maar ook ideeën kwijt kunnen. Én laat merken dat er actie ondernomen wordt om de situatie te verbeteren.
Tip 5: Verhoog de betrokkenheid en het werkgeluk
Hoe hoger de betrokkenheid en werkgeluk binnen je organisatie hoe meer veerkracht er is bij werkdruk. Factoren voor werkgeluk zijn: autonomie, eigen ontwikkeling, zingeving, teambalans & verbinding
Zorg dat hier ook focus, tijd en aandacht voor is. Gun je team bijvoorbeeld een dag weg van de werkvloer om hier echt de aandacht en focus op te kunnen hebben en tegelijk samen actief, ontspannen en buiten in de natuur bezig te zijn. Kijk op https://sashbuiten.nl/teamdag-samen-werkplezier/
Succes met het aanpakken van de werkdruk uitdagingen bij jullie op de werkvloer. Mocht je hierover willen sparren kun je uiteraard contact met mij opnemen of een bericht sturen op Linkedin.
Veel werkgeluk voor jou en jullie teams gewenst!
Sacha Brinkhorst-Seegers
Gebruikte hulpbron: Boek Autonomie,Verbondenheid, Competentie, Purpose van M.Steeneveld